确认函模板
作者：魏凡，笔名魏思年，上海德禾翰通律师事务所律师。咨询委托、交流合作，欢迎长按右方二维码添加微信好友。
在合同履行完毕、项目结束后，对方迟迟未支X项，收款方要通过司法途径解决时，容易出现纠纷，例如对方不承认已经收到货物，或者对数量、价格有争议。此时，提前签订对账单就显得格外重要。
对账单，最初常见于金融领域，一般是以电子或纸质的账单体现。目前，在金融之外的其他行业，都广泛使用对账单的形式固定事实，以免产生误会和争议。在实践中，对账单并无固定格式，甚至没有统一的称谓，如《买卖合同司法解释》就将其称之为“对账确认函、债权确认书”。
在法律上，对账单的格式并不重要。务实地说，“黑猫白猫，抓到耗子就是好猫”。评价一份对账单的质量，就要看它对固定事实、平息纷争产生了多大的作用。一份考虑周全的对账单，足以让我们启动X程序时如虎添翼。
那么，在制作对账单时，有哪些地方值得重点注意呢？鉴于各行业情况不同，我们以最常见的买卖合同货款对账为例。
1
双方名称应当精确
对账单将来可能是起诉的关键证据，双方名称千万不可使用简称。要耐着性子、不怕麻烦，把双方或各方的全称一字不落地写上去。除了写清楚名称之外，我们建议将公司的统一信用编码、个人的身份证号也一并注明。如果此前已经签订过合同，甲方或乙方的称谓可以与合同保持一致。如果此前尚未签订合同，则没有硬性要求。
2
援引合同及编号
对账的范围，可能是此前一个季度或者一年的账目。因为对账单的侧重点在款项事实的确认，而在X时，法官需要审理的不仅仅是款项，首先还是需要结合双方的合同。制作对账单，应契合法官审案的思维，把合同与对账单结合起来。在对账时，最好将此前已经签订合同的名称、编号、日期备注清楚，以便形成证据链。
3
货物名称、数量、价格应当明确
合同或口头的约定，在履行过程中，普遍会根据实际情况有所调整。因此，对账的一个核心目的，就是要将货物名称、数量、价格等实际情况，通过事后签署的方式固定下来。买卖合同的货款，主要就是数量和价格。若签署过好几份合同，一并对账，应当以合同内容为基本分类标准，分别书写清楚。此外，还应备注对方已经收到货物且无质量X的情况。
4
区分应付、实付和未付
货物的名称、数量和价格明确之后，总价款就清楚了，这是应X的范畴。如果收货方在对账前已经支付过一部分，应当如实记载，计入实付部分，最终计算得出未付金额。将未付金额明确记载，这就完成了对账单的主要内容。但还需注意，这里的金额是否含税，要根据合同约定和双方合意，如实记载。
5
开票情况取决于合同约定
对账单是否需要记载开具X的情况，这取决于合同约定。根据相关司法裁判观点，若合同明确约定先开票、后X，尽管开票不是主合同义务，但仍然可能成为拒付的抗辩理由。因此若合同约定先开票，且已经开具过部分或全部X，建议将X开具的情况一并记载。如果合同未约定先开票，甚至于根本未提到X事宜，则无需在对账单节外生枝。
6
X期限的注明
原则上，X日期不是对账单的必要内容，即便不做注明，也不会产生重大影响。但在两种情况下，仍建议在对账单上对X日期做出明确：①合同未约定X期限；②合同约定的X期限尚未到来。明确X截止日期，可以对X方产生道德上的督促，对于逾期利息的计算也有重要意义。
7
合同约定的补救
除了X期限之外，在对账单中还可以对许多重要事项进行特别约定，以弥补合同的不足。此时，对账单已经不纯粹是对事实的确认，而同时具备补充合同、担保合同的性质。可以在对账单中补充约定的重要条款可以包括：①逾期X的违约责任；②管辖法院的选择；③担保责任的设定（下文详述）。
8
担保责任的设定
一般情况下，根据合同相对性，X义务是由合同对方承担。但出于X能力的考虑，许多客户担心对方逃避债务，胜诉之后难以执行到财产。这些考虑，往往都是在合同签订之后、具体合作过程中逐渐了解到。于是，在对账单中，就可以强化对方的X能力。主要方式是：将关联公司、股东、法定代表人等第三方作为连带担保人。
9
怎么签署比较好？
对账单是给付类合同纠纷的关键证据，尤其是当其具备补充合同、担保合同性质时，谁来签署，就显得极其重要。落款签署，只能是对方公章以及具体经办人签字，公司印章和经办人签字缺一不可，互相不可替代。落款日期可以直接记载为对账日期。涉及担保条款时，需要担保人签字、盖章。若系公司提供担保，还需要出具股东会决议。
絮叨了这么多，一份比较完善的对账单到底长什么样子呢？我们根据法律规定和实践经验，做出了下列两份模板。其中一份是表格形式，另一份是文字形式。
表格形式的对账单，适用于对账项目较多的情况。可以清晰展示不同的合同对应的货物品类、数量、价格。
文字形式的对账单，适用于项目比较简单的情况，没有过多的货品种类需要确认，采用文字形式也是足够的。
上述两份对账单，我们准备了可编辑的Word格式放在公众号后台。需要的朋友，可以关注东窗律疏公众号之后，在文本输入框发送“对账单”，即可收到下载地址。未尽之处，欢迎联系咨询。
作者简介
魏凡，上海德禾翰通律师事务所律师
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